7 estratégias para reduzir o no-show em reuniões

O no-show é a principal causa de perda de eficiência no departamento de vendas. Essa prática faz com que você perca seu tempo, quando poderia estar fazendo outra coisa e consequentemente, dificulta você alcançar a sua meta do mês.

Mas quanto está a sua taxa de no-show hoje? Como é possível reduzir o no-show? A maioria dos vendedores não costuma monitorar esse número e avaliar como é possível contornar essa situação.

Por isso, este artigo vai trazer pra você 7 estratégias para reduzir o no-show e engajar seus possíveis clientes.

Não há nada mais desgastante do que investir seu tempo em um lead apenas para que eles sumam sem nenhum aviso.

Claro, você pode argumentar que o no-show é apenas uma parte do processo de vendas. E você estaria certo: ocasionalmente, eles são apenas parte do trabalho. Mas se eles ocorrem regularmente, significa que existe algum problema.

Vamos falar sobre as etapas que você pode executar para garantir que seus clientes em potencial não apareçam apenas nas reuniões; mas que eles estejam com expectativa para estar lá.

Como calcular a taxa de no-show?

Pense que você tem um problema de no-show, certo? Você sabe dizer qual é a sua taxa?

A maioria das pessoas que pergunto não faz ideia. Se for você, aqui está uma maneira rápida de calcular: 

Divida o número total de não comparecimentos pelo número total de reuniões agendadas.

nº de no-shows / total de reuniões agendadas

Imagine que se você tem 50 reuniões agendadas no mês e em 15 delas a lead não compareceu, sua taxa de no-show é 15/50, ou seja, está em 30%.

Então, quantos no-shows posso ter? Isso depende de qual etapa do funil de vendas os no-shows estão acontecendo.

No topo do funil

No topo do funil são leads que você acabou de conhecer.

Se você faz muitas prospecções a frio, o no-show faz parte; é quase impossível eliminá-los completamente. Mas, como regra geral, essas taxas não devem exceder 20%.

No fundo do funil

No fundo do funil são aquelas nas quais você já investiu tempo e energia pra valer. Você os apresentou, administrou suas objeções, aprendeu sobre suas necessidades e fez todo o possível para agendá-las para uma reunião sendo bem consultivo, fazer anotações de vendas pdoe ajudar você nessa etapa e não deixar escapar nada que o cliente tenha dito.

Se você estiver recebendo cancelamentos nesta fase do processo de vendas, algo está errado. Como regra geral, suas taxas de no-show aqui no fundo do funil nunca devem ultrapassar 10%.

Como reduzir o no-show em reuniões de vendas?

Quando um cliente em potencial não aparece, é tentador colocar toda a culpa neles. Mas, na maioria das vezes, parte disso ter ocorrido é do vendedor. O processo de agendamento influencia diretamente a probabilidade de não comparecimento e/ou cancelamentos.

Como vendedor, pense no processo de agendamento como um discurso de vendas. Gerencie as objeções primeiro (confere nosso artigo sobre 6 objeções em vendas que podem quebrar você). Em seguida, ofereça uma proposta de valor irresistível que faça com que seus clientes em potencial se interessem não apenas por seu produto, mas no agendamento da reunião com você.

Listei abaixo 7 estratégias que vão ajudar você.

1. A responsabilidade do agendamento é sua

Em qualquer processo de vendas, não é responsabilidade do cliente comprar. É responsabilidade do vendedor vender. 

Muitos vendedores alegam saber disso e depois delegam toda a responsabilidade de agendamento ao cliente em potencial. Eles escrevem um ótimo e-mail de vendas e o encerram com algo desse tipo: “Me fala quando você pode/quiser se conectar na próxima semana”.

Com uma redação como essa, você provavelmente nunca mais terá notícias deles; eles não querem a pressão de tomar essa decisão, então adiarão até que se esqueçam dela.

Em vez de delegar responsabilidades, assuma a responsabilidade total do agendamento, fornecendo informação clara e objetiva. Você precisa ter em mente os seguintes mecanismos para preparar a mensagem da reunião:

  • Ofereça dois horários diferentes: sempre ofereça pelo menos duas opções ao seu cliente em potencial. Se nenhum deles funcionar, eles o informarão ou oferecerão algumas alternativas. Certifique-se de incluir também a duração da reunião!
  • Valor: ao sair dessa reunião o que exatamente o cliente em potencial recebe? Por que vale o tempo deles? O que você vai conseguir?
  • Meio: Onde a reunião será realizada? Pessoalmente? Pelo telefone? Via Zoom?

Como vendedor, todo o processo de vendas é de sua responsabilidade. Se você começar a delegar o controle agora, nunca vai recuperá-lo.

2. Use de sensatez

Não importa o que você está vendendo ou para quem está vendendo; determinados horários e dias não são nada bons para reuniões. Use o bom senso e não agende durante esse período. Muitas pessoas não querem falar com um vendedor em:

  • Manhãs de segunda-feira: as manhãs de segunda- feira costumam ser um período agitado de reuniões internas e reuniões de fim de semana.
  • Tarde de sexta-feira: em uma tarde de sexta-feira, a única coisa que você pensa é em encerrar o trabalho e chegar ao fim de semana para usufruir do tempo de lazer.
  • Feriados e férias: os dias imediatamente anteriores ou posteriores a um feriado / férias costumam ser movimentados e é provável que clientes em potencial não priorizem sua reunião durante o período de folga.

O problema é que a maioria dos seus clientes em potencial não percebem que se sentem assim. Eles agendarão com prazer algo para esses horários, mas, quando a reunião finalmente chegar, eles provavelmente não comparecerão ou cancelarão a favor de algo, ou outra pessoa.

Cada cliente em potencial também terá suas próprias preferências de agendamento. Descubra o que é isso no início, porque seu esforço para facilitar a vida deles e não passará despercebido.

3. Esteja alerta com as datas

Sempre que possível, não agende nada com mais de sete dias de antecedência. Se isso não for realista, dê uma olhada nos próximos 14 dias. E mesmo que isso não funcione, não agende uma reunião.

Provavelmente, seus clientes potenciais estarão dispostos a agendar algo para o próximo mês, quando o calendário deles estiver claro. Mas nos próximos 30 dias, esse calendário será preenchido. E quanto mais tempo passa entre sua reunião inicial, menos importante você será.

Quando a data da reunião chegar, eles provavelmente se esqueceram de quem você é e por que estão se encontrando com você. E você sabe o que acontece então: no-show!

4. Lance mão do agende agora

Quando você está ao telefone com um possível cliente interessado, tem toda a atenção deles. Então, por que você encerrou a ligação com um comentário do tipo: “Enviarei algumas datas disponíveis para reuniões para que você assim que desligar o telefone marque e receberei algo no calendário”.

Na melhor das hipóteses, o vendedor envia um e-mail em 15 minutos. Mas, mesmo após 15 minutos, grande parte do entusiasmo do seu possível cliente se deteriorou porque ele passou para outras tarefas.

Então, por que esperar? Aproveite que o lead está quente. Se você os tiver ao telefone, lance mão do momento e agende a reunião agora. Melhor ainda, envie o convite da agenda enquanto eles ainda estiverem na linha.

5. Transforme convites em venda

Por falar em convites de calendário, o seu é otimizado para reduzir as taxas de no-show? Provavelmente não. Sejamos sinceros: os convites fazem com que você queira ir à reunião? Claro, você pode estar por obrigação, mas definitivamente não o deixa com expectativa. Você ou o cliente pode optar por não participar, certo?

Em vez de simples lembretes, pense nos convites da agenda como e-mails de vendas.

E qual é a parte mais importante de um e-mail? A linha de assunto dos e-mails de vendas. Como uma linha de assunto, o título do seu evento deve chamar a atenção.

Mas não pare com o título. Você também pode usar o corpo do e-mail como um pequeno pitch para a reunião. Você pode incluir algo como:

  • Informações de contato: nome, telefone, e-mail
  • Agenda: os itens que serão abordados na reunião.
  • Valor: qual valor será gerado para o cliente em potencial? O que eles ganharão ao participar dessa reunião?

Seu evento da agenda deve ser um pequeno discurso de vendas. Dessa forma, mesmo que você não esteja conversando ativamente com seu cliente em potencial, ainda estará fresco na mente dele a sua solução.

6. Faça follow up

Embora os convites da agenda sejam um ótimo lembrete, não presuma que sejam suficientes para que seu possível cliente esteja ciente. Como em qualquer parte do processo de vendas, a chave do sucesso é o follow up .

Se quiser se aprofundar e entender como fazer para que seus follow ups não sejam ignorados. Confira este artigo.

Alguns dias antes da reunião, entre em contato com seu prospect. Podem ser chamadas telefônicas, textos, e-mails ou até mídias sociais. Mas lembre-se: você não está lá apenas para lembrá-los da reunião, mas do valor que eles receberão ao saírem dessa reunião com você. Entregue a solução, a transformação que ele terá ao estar nessa reunião.

Mesmo que ele não compareça, se você enviou de 3 a 5 e-mails de follow up e ainda não recebeu resposta, envie um e-mail de finalização.

7. E se acontecer com você

Mesmo com um cancelamento, reagendamento ou um no-show acontecendo significa que nada menos do que uma grande emergência deve atrapalhar suas reuniões. E se algo acontecer, informe seu possível cliente o mais rápido possível. Em seguida, faça todos os esforços para remarcar outra reunião. 

Comunique claramente o valor que teria sido gerado na reunião e ofereça horários alternativos para o cliente em potencial receber esse valor.

  • reitere o porquê do possível cliente estar inicialmente interessado
  • diga a eles o que eles ganham
  • mantenha seu e-mail curto e objetivo

Humanize a interação, não apenas enviando outro e-mail de lembrete, mas, em vez disso, lembre-os com um vídeo de que existe uma pessoa real, exatamente como eles, que está ansiosa para falar com eles. Você terá muito mais probabilidade de reagendar e reduzir o no-show em reuniões de vendas.

Mas, no-shows ainda estão acontecendo! 

Eu sei que você pode reduzir o no-show em reuniões. Mas saiba que isso é apenas uma parte do processo de vendas. Como vendedor, você precisa entender isso. Mas, você precisa se planejar. A pior coisa que você pode fazer é assumir que isso não vai acontecer. Posso afirmar pra você que isso vai acontecer. Quando ocorrer esteja preparado.

E há poucas coisas que impedem seu sucesso, além de ter perdido parte do seu tempo.

Para isso, sempre que você tiver uma reunião agendada, tenha um plano de backup. Se a reunião terminar, você precisa saber exatamente como vai passar esse tempo.

Por fim, isso pode ser gasto da maneira que você achar melhor, mas tente encontrar tarefas que sejam tão valiosas quanto a reunião teria sido.

Se você estar cansado das desculpas dos possíveis clientes sobre por que eles não podem comparecer às reuniões? Preparamos um Guia Completo para Reduzir Drasticamente o No-show em vendas. Baixe o conteúdo e aplique no agendamento de suas reuniões.

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