Anotações de vendas: 5 razões para começar a fazer

As anotações de vendas são um ótimo recurso caso você não se dado conta. Elas não apenas ajudam você – ajudam toda a sua equipe de vendas, seu gerenciamento e liderança e até mesmo seu cliente. Tomar boas anotações sobre as chamadas de vendas gera melhores resultados. Dizem que vendedores não gostam de tomar notas.  Mas, ao aprender sobre o poder das anotações de vendas, você vai passar a utilizar com frequência e é sobre isso que este artigo vai apresentar.

Infelizmente, a maioria dos vendedores não faz boas anotações. Por isso, separei cinco dicas fáceis para você poder começar a tomar ótimas notas de vendas que vão gerar  resultados para sua equipe.

Antes de abordarmos essas dicas, vamos falar sobre o porquê das notas ruins de vendas serem tão problemáticas e quatro erros que os vendedores cometem.

Como anotações de vendas ruins custam bons negócios

Você provavelmente não pensou muito em suas notas de vendas até o momento. Acho que ficará surpreso ao ouvir que notas ruins tornam mais difícil o fechamento de negócios.

Por quê?

Porque se você não tomar boas notas, não reterá informações importantes da ligação. E isso causa todos os tipos de problemas.

Um vendedor já fez uma pergunta que você já respondeu? É realmente irritante. E se você não tomar anotações de vendas, você será a única pessoa a repetir as perguntas.

Pode ser porque você esqueceu o que eles disseram anteriormente. Pode ser porque outro vendedor não fez boas anotações. Mas de qualquer maneira, isso irrita seu lead. E isso nunca é uma boa maneira de conseguir uma venda.

Em um esforço para evitar essa situação, você pode se esforçar antes da ligação para se lembrar do que falou da última vez. Que perguntas você fez? O que o cliente em potencial disse? Você anotou algumas notas em algum lugar?

Tudo isso é um desperdício de tempo e energia. Os vendedores devem gastar tempo vendendo, sem tentar descobrir o que eles falaram na última ligação. Concorda?

Anotações ruins também dificultam as transferências. Se você estiver passando um possível cliente para outro vendedor, sua equipe de implementação, uma pessoa de sucesso do cliente ou um gerente de contas, eles desejam o máximo de informações possível. Notas ruins significam que eles estão despreparados.

E os gestores geralmente querem saber o que aconteceu em uma ligação. Se correu tudo bem ou não, pode-se esperar que você a relate. Se você não anotou bem, não poderá fazer isso. Seu gestor não ficará feliz com isso.

As anotações ruins custam à sua equipe de vendas muito tempo, esforço e dinheiro. Você pode resolver esse problema com apenas alguns minutos e com melhores habilidades para anotações.

Vamos dar uma olhada em algumas das coisas que os vendedores fazem que resultam em anotações ruins.

Erro #1: fazem muitas anotações de vendas

Esta é a pior coisa que você pode fazer. As notas de chamada de vendas não devem ser transcrições palavra por palavra de toda a chamada. Alguns vendedores produzem dez páginas que não fazem sentido e que ninguém tem tempo para ler.

Escrever muitas notas leva muito tempo e esse não é o seu trabalho. Você deveria estar vendendo. Ninguém poderá revisar páginas e mais páginas ou notas antes da próxima chamada.

Salve-se do esforço. Nesse caso você seria melhor se não fizesse nenhuma anotação.

Erro #2: não tomam notas

Isso é um pouco melhor do que fazer muitas anotações. Pelo menos você economiza algum esforço.

Mas, você ainda vai gastar mais tempo ao tentar se lembrar do que falou na última chamada. Pare e pense se você não deveria ter algumas informações em mãos desta vez. O cliente em potencial está disponível apenas às terças-feiras? Eles estavam considerando uma solução concorrente?

Você não saberá, porque não fez anotações. Você essencialmente desperdiçou a primeira ligação.

Erro #3: escrevem notas apenas para si

Alguns vendedores escrevem anotações que ninguém mais poderia entender. Eles usam taquigrafia que não corresponde a nenhum idioma conhecido. Faça anotações em papel com caligrafia ou use uma aplicação de notas para isso no seu smartphone.

Às vezes, nem o vendedor consegue entender o que eles escreveram. Sério, já vi isso acontecer.

Vou perguntar “o que isso significa aqui?” E eles dirão “Hum… bem… você sabe o que… Eu não tenho idéia o que isso significa.”

A sério? Que droga! 

É desgastante.

Escreva suas anotações para que alguém possa lê-las e entender o que aconteceu na ligação. Não é difícil.

Existem soluções dentro de ferramentas de CRM onde você já pode deixar tudo anotado ao iniciar e finalizar uma call.

Erro #4: não terminam as anotações

Muitos vendedores começam fortes e depois perdem o impulso à medida que avançam. Talvez eles se envolvam na conversa e se esqueçam de fazer anotações sobre a última parte da ligação. Ora eles se cansam, ora simplesmente esquecem.

Acontece. Na maioria das vezes, esses vendedores pensam “está tudo bem, voltarei mais tarde e terminarei essas anotações”. Mas, eles raramente o fazem. A menos que você tenha um sistema em funcionamento, há uma boa chance de você deixar o resto da conversa fora de suas anotações de vendas.

E voltamos aos problemas que temos quando você não faz nenhuma anotação.

Esses quatro erros se combinam para criar muita frustração para vendedores, gestores, outros membros da equipe e até clientes. Quando você supervisiona uma equipe de vendas que comete uma mistura desses erros, pode parecer que você nunca tenha idéia do que está acontecendo com seu processo de vendas.

Para remediar isso, aqui estão cinco razões para obter ótimas anotações de vendas. Use você mesmo ou incentive seus vendedores a usá-las.

Razão nº 1: mantenha suas anotações curtas 

Notas concisas e focadas são muito mais úteis do que transcrições completas ou tratados que não parecem ter fim.

Resuma os principais pontos da conversa. Resista à tentação de transcrever toda a conversa ou inclua notas irrelevantes.

Dito isto, anotar conexões pessoais ou fatos interessantes pode ajudar você ou outro vendedor a estabelecer um melhor relacionamento com o cliente em potencial. 

Use seu julgamento para determinar se vale a pena anotar.

Razão nº 2: concentre-se em informações importantes, acionáveis ​​e objetivas

Lembre-se dessas três palavras: “importante”, “acionável” e “objetivo”. Se uma informação específica não se enquadra em uma dessas categorias, ela não pertence às suas anotações.

Essas são as coisas que você, sua equipe e seus gestores podem precisar no futuro. 

Você deu uma demo? Mostrou ao possível cliente um recurso específico do seu produto? Discutiu preços? Obteve informações sobre o ciclo de compra do cliente em potencial? Estabeleceu uma linha do tempo?

Essas são informações relevantes que facilitarão a próxima ligação de vendas.

Você também pode escrever dicas específicas em suas anotações:

  • Faça uma nota para fazer uma pergunta específica na próxima ligação. 
  • Exponha um tópico no qual o possível cliente parecia interessado. 
  • Inclua uma informação que ele considere útil.

Essas pequenas informações podem fazer uma enorme diferença.

Razão nº 3: observe itens de ação e cronogramas

É especialmente importante observar os itens de ação discutidos durante a chamada.

Você disse que faria algo antes de ligar de volta? O cliente em potencial disse que traria uma informação relevante para você? Quem lê suas anotações vai querer saber essas coisas.

Quando você (ou o possível cliente) disse que esses itens seriam concluídos? Sem tomar notas, é provável que você esqueça o que deveria fazer. Ou ligue de volta para o cliente em potencial esperando algo que eles prometeram chegar até você na próxima semana.

Ambas situações são ruins.

Portanto, anote o que foi prometido, quem prometeu e quando deve ser feito.

Razão nº 4: desenvolva seu próprio estilo

Vendedores têm seu próprio estilo individual de anotação. Contanto que seja conciso, importante e acionável, tudo bem. O que funciona para um vendedor não funciona para todos os outros.

Algumas pessoas gostam de fazer anotações em um bloco de papel durante a ligação. Outros os digitam diretamente no CRM. Você pode preferir fazer anotações assim que terminar a chamada. Talvez você use marcadores em vez de frases completas. Ou você tem uma abreviação (ainda legível!).

Aqui na Growth Machine nosso time de vendas usa o Pipedrive. Um CRM totalmente feito para quem lida com vendas diariamente. Fácil de usar e com as informações que você precisa para manter o pipe sempre alimentado.

De certo, escolha o que funciona para você.

Trabalhe com as ferramentas necessárias para criar o estilo de anotação de vendas mais eficiente possível. 

Razão nº 5: crie bons hábitos

Quando você se comprometer a tomar anotações de vendas melhores, será difícil. Você vai esquecer algumas das dicas acima. Do contrário, você será pego em uma ligação e esquecerá de fazer anotações.

Tudo bem.

O ponto não é ser perfeito desde o início. É sobre criar bons hábitos para você e sua equipe. É para tirar boas anotações de vendas com mais frequência do que as ruins.

Basta manter o básico. Mantenha suas anotações concisas, legíveis e úteis.

Além disso, você pode fazer o que quiser, desde que o ajude a fazer boas anotações. 

Talvez você queira usar um modelo de notas de chamada de vendas. Ou solicitar informações específicas de seus vendedores após cada chamada. Você pode fazer o que funciona desde que crie notas melhores para sua equipe.

Se você continuar fazendo isso com o tempo, obterá melhores informações para as pessoas que precisam, fornecerá melhor atendimento ao cliente e inclusive fechar mais negócios. As anotações de vendas são uma ferramenta poderosa e ajudam a entender as expectativas e dores do seu cliente ideal.

Conclusão

A maioria das pessoas aprende o poder de boas anotações de vendas através de uma experiência ruim, como quando um cliente fica bravo porque responde à mesma pergunta várias vezes. Ou quando você pergunta a um vendedor sobre uma ligação e ele não faz ideia do que aconteceu porque não consegue ler suas anotações.

Não cometa esses erros. Crie o hábito de tomar ótimas notas de vendas com antecedência, e toda a sua equipe se beneficiará.

Agora que você já sabe como as anotações em vendas são um diferencial para montar seu roteiro de abordagem com cliente e eu estou deixando pra você nosso Script de Ligação de presente. Ele vai ajudar você a estruturar um processo interno para gerar novos clientes e trazer resultados com as ligações frias.

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