Monitore sua campanha de e-mails de prospecção outbound

De todos os momentos da implantação da máquina de vendas, sem dúvida nenhuma o mais desafiador é quando começamos a prospectar. Semanas foram gastas parametrizando as ferramentas, construindo templates, contratando o time de prospecção e com tudo pronto é hora de dar o play nas campanhas.

Esse é um momento crítico, pois, muita coisa precisa ser aprendida e corrigida nessa hora. O que diz se um processo está eficiente? Como saber se meus e-mails de prospeção outbound irão gerar retorno? Como corrigir rápido o que não está funcionando e por último como saber o que está certo e o que está errado?

Se você também está com essas perguntas esse artigo foi escrito para você.

Por que e-mails de prospecção outbound precisam ser monitorados?

Respondendo a essa pergunta logo de cara pra você, vou usar uma frase de Peter Drucker, que diz o seguinte:

“Se você não pode medir, não pode gerenciar.”

Relatórios são mais eficientes se geram uma ação, de nada adianta, recolhimento de dados e planilhas recheadas de informações se você não sabe o que fazer com elas.

Para isso, escolher as métricas corretas vão te ajudar tanto na estratégia quanto a alcançar os objetivos para manter a saúde do seu negócio. 

Quer escalar vendas? Aumentar a receita? Trazer produtividade ao time? Simplificar processos e identificar travas?

Métricas, baby!

Se você não mede cada ação não terá como saber o que está dando certo e menos ainda onde está o ponto que traz o erro à tona.

Se você tem o objetivo de aumentar vendas, não se trata de analisar todas as variáveis ou indicadores. Mas, observar aqueles que são essenciais pro andamento do seu negócio.

Por isso, vamos deixar abaixo algumas métricas que podem dar um norte pra você e não deixá-las passar despercebidas no seu negócio.

Vamos a elas!

Como monitorar as métricas em e-mails de prospecção outbound?

A maneira como você as monitora vai definir se uma campanha obterá sucesso ou não. E saber como contornar cada ação vai ajudar muito nesse processo. 

Entenda como construir um processo de prospecção outbound com este artigo.

Taxa de entrega

Vamos começar pelas taxas de entrega, imagine que você conseguiu 500 e-mails, são 500 empresas para alcançar. Certo? Mas deixa eu te contar uma coisa, talvez você até já saiba, mas o óbvio, às vezes, passa despercebido. 

Desses 500 e-mails da sua lista não serão todos entregues por n razões. E é nisso que vamos bater.

A precisão dos dados que você consegue para uma campanha outbound é o que vai definir a qualidade e alcance da sua lista. Por isso, valide se esses e-mails existem, ok?

E-mails que voltam e não são entregues

Ainda que você tenha validado sua lista e constatou que os e-mails existem, pode haver a não entrega e eles retornam pra você.

Por que isso acontece?

Geralmente, isso ocorre por conta de um problema temporário no servidor de e-mail, como, por exemplo, a caixa de entrada do destinatário está cheia ou o servidor está inativo temporariamente.

Outras vezes, a entrega não é feita por conta de bloqueio, domínio inexistente ou o e-mail do destinatário não existe. 

O conteúdo do e-mail também pode ser uma das razões da não entregabilidade.

Tenha cuidado na escolha de imagens, anexos e links que vão ser usados. Se os destinatários marcarem você como spam ou forem bloqueados pelos filtros anti-spam, você pode acabar em uma lista negra, o que com certeza afetará a sua entrega.

É possível evitar isso seguindo esses passos:

  • o e-mail deve ser simples
  • personalizado
  • evite palavras como: “super oferta”, “mega desconto”, entre outras
  • evite os anexos

Dessa forma, você evita cair como spam e garantir maior entregabilidade dos e-mails sem arriscar sua reputação.

Minha taxa de entrega está muito baixa

Se você após acompanhar a métrica da taxa de entrega, se deu conta que ela está abaixo do esperado, pode ser devido a dois indicadores:

  1. sua lista de potenciais clientes pode ser de baixa qualidade;
  2. a reputação do seu domínio pode estar corrompida

Se você comprou uma lista pronta de e-mails, muito possivelmente, ela não indica seus potenciais clientes e logo essa galera não está interessada na sua solução.

Construir a sua própria lista e fazer a verificação é a forma mais eficiente para evitar aumento nas taxas de rejeição e inclusive, evitá-las.

Nós te ensinamos nesse conteúdo como encontrar o e-mail dos seus 10 próximos clientes sem precisar recorrer à compra de listas que não representam seu cliente ideal.

Outra ação possível é verificar se as configurações do seu servidor de e-mail estão corretas. Ali, também é possível controlar suas taxas e verificar se o volume não ultrapassa os limites estabelecidos pelo servidor. 

Quer saber mais? 

Confira nosso artigo sobre como fazer que seus e-mails sejam notados, lidos e respondidos aqui.

Se a sua taxa de abertura está ok, significa que as pessoas se importam com o que você oferece. Lembre que é por meio dela que é possível sentir se o e-mail frio teve êxito. Funciona como um termômetro da sua campanha.

A mensagem certa direcionada às pessoas certas vai garantir que a abertura de e-mails seja mais ampla.

Não pode deixar de lado as taxas de resposta

Não se esqueça de acompanhar as taxas de resposta.

A ideia de enviar um e-mail é tornar o prospect de desconhecido a alguém interessado na sua solução. Pra quê?

Conversão, meus caros.

  • quantos contatos da minha base serão abordados
  • dos cadastrados quantos já foram abordados
  • dos abordados quantos responderam positivamente
  • quantos continuam e passaram pra próxima etapa da campanha
  • quantos e-mails foram necessários para convertê-lo de desconhecido a um interessado

Você precisa ter os pontos acima em mente se quiser manter seu processo de e-mails de prospecção outbound sadio.

Métricas nada mais são que você acompanhar de perto cada etapa do seu processo e alinhar possíveis melhorias.

Para você ter ideia, eu já ouvi coisas do tipo: 

“ah, mas eu tenho uma ferramenta de automação que faz tudo.”

Ok. Mas, nãos e trata apenas de alimentar a ferramenta X ou Y. 

Se você não compreende e analisa as informações que são fornecidas de nada adianta.

É como ter uma Ferrari na garagem e não ter combustível. 

Acredite manter essa métrica alinhada não se trata de conseguir efetuar uma venda de forma imediata. Se você conseguir chamar a atenção do seu prospect e encaminhá-lo para a próxima ação (como uma call ou reunião) você já pode garantir como uma resposta positiva.

E cá entre nós essa métrica que você vai querer ver mais em alta.

Mas, a minha taxa de resposta positiva está baixa e agora?

Aqui você precisa ter duas coisas em mente: conteúdo do e-mail e segmentação

Se você enviou e-mails e as pessoas responderam, todavia, não estão interessadas na solução, muito provavelmente, pode ser por duas razões:  

  1. sua oferta não foi atraente o suficiente para envolvê-los em uma ação
  2. a pessoa do outro lado não pode se beneficiar da sua solução

E o que fazer nesses casos?

Você faz testes.

Muda o e-mail e veja o que acontece. 

Altera o grupo de potenciais clientes e observa de novo o que acontece.

Antes mesmo de abrir o seu e-mail haverão clientes que irão verificar antes de responder a você.

Eles vão buscar por seu site, perfis sociais que o seu negócio esteja presente, tudo em busca de informações sobre você. Não são todos que farão isso, mas há aqueles que irão.

A taxa de rejeição está crescendo

A taxa de rejeição é o calo no pé de todo e-mail frio. É normal haver essa. Mas, se você começa a perceber que o número de respostas negativas está aumentando é sinal de que algo está errado.

É hora de parar e verificar o que está ocorrendo.

A primeira coisa a se fazer é verificar detalhadamente como está as configurações de entrega dos seus follow ups. 

Se a sua frequência de envio tem sido alta pode parecer agressivo. As pessoas, certamente, não gostam disso.

Faça intervalos irregulares e amplie o tempo entre eles.

Se não melhorar. Faça alterações na forma da sua copy. Não use templates prontos, personalize. O que funciona pro negócio do outro não faz de você um sucesso apenas por copiar. Seja autêntico, use as suas palavras e entenda quem é o seu cliente.

A sua solução deve ser específica pra ele. Então, adeque a linguagem. Humanize seus e-mails, você não precisa manter o tom vendedor o tempo todo.

Concentre-se no produto/serviço e você vai fracassar, foque no seu tipo de cliente e vai decolar

Levei tempo para entender isso, mas quando compreendi, minha perspectiva mudou e me levou a outro patamar. A Growth Machine nasceu desse processo.

Tenho certeza que se você fizer isso o número da taxa de rejeição vai cair consideravelmente.

Segmentar é necessário

Tão importante como acompanhar as métricas de e-mails de prospecção outbound é entender que é seu cliente. Definir o perfil de cliente ideal te poupa perder tempo, dinheiro e oferecer sua solução pra quem não tem interesse nela.

Se você não sabe como fazer isso, nós te explicamos como definir o seu ICP neste artigo. Com certeza, vai te ajudar muito a virar o jogo no teu negócio. Quanto antes você fizer isso vai entender que esforço é totalmente diferente de resultado. Por isso, segmentar é uma ação necessária.

Suas ações por meio do e-mail são apenas o início do processo para iniciar negócios e fechar mais reuniões. Esteja atento a qualidade do processo de vendas que envolve etapas importantes antes e depois do envio dos e-mails de prospecção outbound.

Conclusão

Eu espero que você tenha aproveitado esse conteúdo e veja como é importante acompanhar as métricas de e-mails de prospecção outbound. Aqui na Growth Machine, para analisar e acompanhar nossas métricas de e-mail usamos o Active Campaign que nos permite acesso a essas métricas. 

Nessa ferramenta podemos ver relatórios da campanha, como: taxas de cliques, descadastramentos, e-mails abertos e lidos, entre outras coisas.

Então, estude, analise os dados que você tiver em mãos e consiga aprimorar seu processo de vendas outbound. 


Sobre o autor:

Thiago Reis

Growth Machine

Apaixonado por inovação, marketing, vendas e metodologias de crescimento. Atua há mais de 10 anos a frente de times de marketing e vendas sendo responsável por grandes resultados ligados a aumento na geração de leads, crescimento em vendas e recordes históricos de faturamento.
É CEO da Growth Machine e fundou a empresa movido pelo seu propósito. Acredita que existe um grande potencial de crescimento não explorado em 80% das empresas e a sua missão é ajudá-las a despertar todo esse potencial.

 

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