Kanban Prospect: Como melhorar o SUCESSO das suas campanhas outbound

Um dos grandes desafios de uma operação outbound é tentar se conectar com seus prospects no número de tentativas corretas, nem para mais nem para menos. Sim, chegar na frente das pessoas certas: esse é o grande desafio de uma campanha de prospecção outbound.

 

No entanto, o que acontece nas empresas é que os SDRs e os vendedores, na maioria das vezes, cometem um desses dois erros: ou tentam demais e deixam o prospect irritado ou tentam de menos e desistem de excelente oportunidades antes do tempo. Isso gera ineficiência, aumento de custos e inviabiliza operações inteiras de desenvolvimento de vendas (pré-vendas).

Existem muitos desafios para construir um fluxo de prospecção outbound que realmente engajam seus prospects. Dentre os desafios existentes, vejo as maiores dificuldades em:

 

  • Não explorar as necessidades reais do prospect;
  • Não criar um discurso personalizado;
  • Não trazer provas sociais que validam sua capacidade de resolver o problema;
  • Intercalar diferentes canais de comunicação;
  • Alinhar esforço e conversão;
  • Testar e otimizar até chegar no melhor formato;
  • Definir claramente quem é o perfil de cliente ideal;

 

Com o sucesso do Sales Model Canvas eu pensava: como eu posso ajudar as empresas a construírem seus fluxos de cadência, de maneira dinâmica, permitindo a colaboração entre gestores, SDRs e vendedores, alinhando de maneira definitiva o fluxo de trabalho?

 

Levei um bom tempo com essa ideia na minha cabeça até que surgiu, como em um estalo, a ideia de usar um KANBAN nessa estruturação. A resposta para resolver todos os desafios na concepção de um processo eficiente de prospecção outbound  foi o KANBAN PROSPECT.

 

O KANBAN PROSPECT foi inspirado no Kanban inventado por Taiichi Ohno em 1953 e que significa “cartão visual”. Ele normalmente é colocado em um envelope retangular de vinil, tendo Ohno o descrito como um nervo autonômico na linha de produção.

 

Seu grande objetivo é tornar mais visual a gestão, e foi exatamente esse meu objetivo quando o usei para desenvolver um fluxo de prospecção.

 

Sendo assim, nesse artigo eu vou te ensinar a:

  • O que é o Kanban Prospect
  • Como usar a metodologia na sua empresa
  • Como conduzir uma dinâmica para construir seu fluxo de cadência
  • Como levar para sua operação

 

O que é o Kanban Prospect

Como usar a metodologia na sua empresa

Como conduzir uma dinâmica para construir seu fluxo de cadência

Como levar para sua operação

 

O que é o Kanban Prospect

 

Eu levei muito tempo para entender o que faz um fluxo de prospeção outbound funcionar e o que faz ele falhar. O aprendizado lento custa caro e leva muito tempo.

 

Outro ponto importante é que com o Outbound em alta, a caixa de entrada de email do seu prospect está cada vez mais concorrida. Logo, não existe mais espaço para amadores.

 

Kanban Prospect é uma metodologia visual para construir um processo de prospecção outbound. Ele combina conceitos de design thinking, simplificação, pensamento visual e lean. Com tudo em uma folha e usando post-it, a construção se torna mais visual e com isso em pouco tempo conseguimos ver oportunidades e fraquezas no processo.

 

Ele é sempre construído focado em uma pessoa real, normalmente o comprador principal do mercado que iremos prospectar. É importante que as pessoas envolvidas na dinâmica já tenham tido contato com o prospect e conheçam suas dores, sonhos e ambições.

O KANBAN PROSPECT se divide em 4 atividades centrais

 

Compreensão das necessidades do Prospect

Definição da Estrutura da Cadência

Construção da Cadência

Definição do ICP

 

Compreensão das necessidades do Prospect

 

Durante esse etapa, são construídos todos os argumentos que irão ajudar a escrever tanto os templates de e-mail de prospecção, quanto os scripts de cold calling e discovery calling.

O grande foco é mergulhar na necessidade do cliente, entender a fundo o que ele faz hoje, quais são seus sonhos e quais são suas dores. Um dos erros muito comuns na construção de um processo de prospecção é focar muito no produto ou nas características da empresa. Temos que lembrar que vendemos para pessoas e só existe venda se houver dores e sonho do outro lado.

Em seguida as etapas que fazem parte da compreensão das necessidades do Prospect:

Empresa

Nome da empresa, cliente e o cargo do nosso prospect alvo.

O ideal é que você comece pelo cliente para entender as suas necessidades sem ter a influência da solução.

Tarefas do cliente

Este bloco busca entender o seu cliente e a sua rotina. O que ele executa diariamente? Quais são suas responsabilidades e atribuições?

O grande objetivo é entender o que seu cliente tenta executar e onde ele gasta a maior parte do seu tempo. Uma boa dica é segmentar a frequência que as atividades ocorrem, bem como sua importância. Também pode-se destacar um contexto específico em que a atividade é feita.

Exemplos de tarefas: realizar uma tarefa específica, gerar um relatório X, gerir um time de 30 vendedores, atender o telefone (quando se está dirigindo – contexto específico)

Dores

Descreva o que aborrece o seu cliente: antes, durante ou depois de realizar a tarefa para resolver o problema, relativo a emoções negativas, custos financeiros ou riscos. Destaque o grau da dor e sua frequência.

Perguntas para auxiliar:

  • O que seu cliente acha que demanda muito? (ex.: exige grandes níveis de esforço, custa muito dinheiro etc)
  • O que tira o sono do seu cliente? (ex. grandes questões, preocupações, etc.)
  • Que erros comuns seu cliente comete? (ex. erros de uso, etc.)

 

Ganhos

Agora vamos aos benefícios que o seu cliente espera, deseja ou pelo qual seria surpreendido, podendo ser utilidades funcionais, ganhos sociais, emoções positivas ou economias.

  • Que economias fariam o seu cliente feliz? (ex. economizar tempo, trabalho, dinheiro, etc.)
  • O que faria o trabalho ou a vida do seu cliente mais fácil? (ex. reduzir a curva de aprendizado, ter mais oportunidades de vendas, menor custo de aquisição, etc.)
  • O que o seus clientes estão procurando? (ex. design bonito, garantias, conteúdo específico ou mais conteúdo, etc.)

 

Proposta de valor

Com isso, concluímos o mapeamento do cliente, identificamos as suas necessidades, ganhos esperados e tarefas que realizam atualmente. O próximo passo é direcionar a atenção ao que você vai entregar (proposta de valor) com o seu produto ou serviço.

Produto & Serviços

Primeiro, liste os produtos e/ou serviços que serão entregues, identifique quais tarefas você auxilia o cliente a resolver, se são funcionais, sociais, emocionais, necessidades básicas, comprador, cocriador ou intermediário.

Assim como os outros itens, qualifique o nível de importância do seu produto na ótica do cliente e a frequência de uso.

Case de Resolução de dores

Descreva quais dores do seu cliente você já diminuiu ou aliviou com seus produtos e serviços. O grande objetivo dessa parte é transcrever resultados gerados em seus clientes com o objetivo de produzir provas da eficiência da sua proposta de valor.

Você reduz ou elimina as emoções negativas, os custos, as situações indesejáveis e os riscos que seu cliente experimenta ou poderia experimentar antes, durante ou depois de ler as tarefas realizadas?

Dicas para reflexão:

  • Produzem redução de custos? (ex. em termos de tempo, dinheiro ou esforços, etc.)
  • Melhorou a vida do seu cliente? (ex. elimina frustração, coisas que dão dor de cabeça, etc.)
  • Coloca um fim nas dificuldades do cliente? (ex. facilitar as coisas, ajudando os a ter a tarefa feita, eliminar a resistência, etc.)
  • Elimina riscos? (ex. financeiros, sociais, riscos técnicos, ou o que pode dar muito errado, etc.)
  • Ajuda seu cliente a dormir melhor? (ex. ao acabar com grandes preocupações, etc.)
  • Limita ou evita erros comuns? (ex. erros de utilização, etc.)

 

Quanto mais tangível for o caso, mais forte será a prova.

Na Growth Machine, por exemplo, ajudamos a Interfreight a reduzir em 90% o tempo do seu ciclo de venda.

Case de conquista de sonhos

Este campo é sobre onde a sua proposta de valor já criou ganhos para o seu cliente, como foram criados e onde você já ajudou com seus serviços e produtos.

O seu produto ou serviço:

  • Reduz custo que faz o seu cliente feliz? (ex. em termos de tempo, dinheiro e esforço, etc.)
  • Produz resultados que seu cliente espera? (ex. melhor nível de qualidade, mais de alguma coisa, menos de algo, etc.)
  • Faz a tarefa ou a vida mais fácil? (ex. curva de aprendizagem melhor, mais serviços, custo menor de propriedade, etc.)
  • Faz algo que os clientes estão a procura? (ex. bom design, garantias, mais funcionalidades ou mais específicas, etc.)
  • Produz resultados positivos que satisfazem os critérios de sucesso e fracasso dos seus clientes? (ex. melhor desempenho, menor custo, etc.)

 

Com isso, você termina o último bloco do Kanban Prospect.

Agora, você tem um panorama de como a sua proposta de valor irá impactar o seu cliente, tornando mais fácil a construção da sua argumentação de vendas e de prospecção.

Com as informações organizadas, agora fica muito mais fácil criar seu email de prospecção e seu script de ligação.

O próximo passo é definir seus fluxo de cadência e sua respectiva estrutura de prospecção.

 

Definição da Estrutura da Cadência

 

Fluxo de cadência nada mais é do que um plano sistematizado de uma série de interações que utilizam diferentes métodos de comunicação, a fim de aumentar as chances de contato com um potencial cliente. Nessa etapa do Kanban, o seu objetivo é justamente esse: definir qual será o padrão de prospecção que sua empresa irá utilizar.

Nesta fase da construção do seu Kanban, você irá organizar um padrão que será utilizado pelo seu time de prospecção com um ritmo pré-definido de tentativas de contato e intervalos entre uma atividade e outra.

Antes de definir sua estrutura de cadência, defina se será uma cadência Ativa (“vou prospectar”) ou uma cadência Reativa (“vou esperar o cliente solicitar contato”).

Importante marcar também no seu Kanban quais canais de comunicação seu cliente utiliza. É fundamental saber quais meios de contato seus prospects utilizam.

Com isso, a cadência ficará mais eficiente.

 

Neste pedaço do seu kanban, você irá definir qual estrutura de cadência você irá utilizar:

Montar o fluxo de cadência não é uma tarefa simples, o desafio é adequá-lo à realidade do seu perfil de cliente, e dependendo da quantidade de prospects que você conversa, e o seu objetivo, será preciso ter um número maior ou menor de fluxos.

No fluxo de cadência de prospecção, o objetivo é falar com o potencial cliente. Por isso, siga a seguinte sequência:

Dicas práticas para a montagem do fluxo de cadência

  • Alterne ligações, e-mails, mensagens e interações sociais;
  • Avalie as características do mercado que você está prospectando. Tudo que você definiu como dores e sonhos serão explorados nesta estruturação;
  • Cadências com mais ligações do que e-mails são mais agressivas;
  • De acordo com o ticket médio, a cadência deve ter mais ou menos toques (tentativas de contato), pois ele dita quanto tempo você pode investir em cada deal. Geralmente, quanto maior for o ticket médio, a cadência tenderá a ser um pouco maior, pois vale insistir um pouco mais no prospect devido ao alto valor e devido à maior complexidade na venda;

 

Construção da Cadência

 

Nessa etapa, você irá definir por qual canal e em que dia será tentando entrar em contato com o Prospect.

Defina cada uma das tentativas e o espaçamento que você irá utilizar. Tickets médios baixos, normalmente abaixo de trezentos reais (R$ 300,00), envolvem cadências de no máximo 6 tentativas. Já tickets altos, normalmente acima de dois mil reais (R$ 2.000,00), permitem mais de 11 tentativas.

O importante nessa parte do seu Kanban Prospect é entender que se você tiver poucas tentativas de contato, a chance de não conseguir se conectar com uma ótima oportunidade é muito grande. Ao mesmo tempo, se você tentar falar demais com um pequeno potencial cliente, existe um risco do seu custo de aquisição ser maior que a receita gerada pelo cliente.

Ao final da construção, some todas as atividades e verifique se você está respeitando o número máximo de tentativas suportadas pelo seu ticket médio. Se estiver, seu processo de prospecção está quase pronto. Caso não esteja, significa que você precisa cortar atividades.

 

Definição do ICP

Agora vamos criar as perguntas de qualificação que serão utilizadas durante a ligação de prospecção. O objetivo dessa etapa é validar se o prospect que seu time está falando, de fato está dentro do perfil de cliente ideal da sua empresa.

Quando falamos de qualificação, sempre analisamos alguns atributos:

  • Porte do Cliente: Essa empresa está dentro do porte que costumamos ajudar?
  • Mercado do Cliente: Elá é de um mercado que no passado já ajudamos?
  • Pessoa de contato: Pessoas com esse cargo historicamente compram da nossa empresa? Ele possui poder de decisão?
  • Motivação e dores: Quais são as motivações e dores que são comuns em prospects que se tornam nossos clientes?

 

Uma estratégia assertiva de definição de ICP é pensar nas respostas que você precisa ter para qualificar e só depois pensar nas perguntas.

Tenha atenção, pois algumas perguntas são delicadas de acordo com o mercado, como faturamento, problemas comuns e outras informações que são delicadas para o seu prospect.

Use um post-it para cada pergunta e cole nessa parte do seu Kanban Prospect.

Como conduzir uma dinâmica para construir seu fluxo de cadência

A dinâmica do Kanban Prospect deve ser realizada depois que a empresa já sabe quem é o seu cliente ideal.

Caso você ainda não saiba como fazer isso esse curso pode te ajudar.

Com o cliente ideal bem claro, é o momento de agendar a dinâmica. Eu aconselho a usar um espaço aberto e dedicar de 2 a 3 horas para o processo. Traga para a dinâmica vendedores, pré-vendedores (SDRs), coordenadores e demais membros que possuam conhecimento sobre o cliente.

Imprima o Kanban Prospect (você pode baixar aqui) em uma folha A0 e compre post-it, canetas coloridas e fita crepe. Divida as equipes em até 5 pessoas por Kanban e deixe que uma pessoa seja o líder da construção, tendo o papel de facilitador na construção.

Na construção, divida cada um dos blocos em 10 minutos. Após concluir a construção de um bloco, passe para o próximo. Concluindo essa etapa, faça com que os membros apresentem seu Kanban e estimule o debate. Ao final, dê um tempo para qualquer modificação.

Concluídas todas as partes do Kanban, gaste os últimos 40 minutos consolidando o melhor de cada Kanban Prospect em um Kanban principal.

Caso tenha qualquer dificuldade sobre a construção do Kanban, nos mande uma mensagem aqui.

 

Como levar para sua operação

 

Concluída a construção, agora é o momento de transformar essas informações em email, script de ligação e configurar seu software de cadência de prospecção. Tudo o que foi feito até agora serve como subsídio para essa etapa.

Todas as suas argumentações de prospecção estão no bloco da compreensão das necessidades do seu prospect, enquanto a quantidade de atividades foi definida no seu fluxo de cadência.

Uma vez concluídos os templates de email e estrutura de ligação, chega o momento de configurar sua ferramenta de cadência. Neste ponto, você irá criar cada uma das atividades individualmente.

Tudo pronto! Agora chega o momento de criar sua cadência, ligar cada uma das atividades e definir os dias da sua prospecção.

Dê uma última revisada se você reproduziu no seu software de cadência o mesmo que você definiu no seu Kanban Prospect.

Conclusão

Com o Kanban Prospect, a prospecção outbound não fica mais fácil, ela fica possível. Tudo de valor custa caro e leva tempo para ser produzido e esse sempre será o grande desafio de quem quer ter de fato uma máquina de crescimento.

O tempo que investir na construção do seu processo de prospecção é que irá definir quão rápido você irá crescer.

Agora que você já sabe como montar seu Kanban Prospect, seu próximo passo é agendar junto com seu time a construção e colocar a mão na massa.

Caso queira se aprofundar mais na metodologia, criamos um curso gratuito de como estruturar seu Kanban Prospect. Você pode se inscrever aqui.

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